Zásady zpracování osobních údajů

(Všeobecné informace)

V souladu se zákonem č. 110/2019 Sb. o zpracování osobních údajů (dále jen „Zákon“ v příslušném gramatickém tvaru) a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“ v příslušném gramatickém tvaru), společnost TollNet a. s. se sídlem Holušická 2221/3, Praha 4, 148 00, Česká republika, IČO: 29055059, DIČ: CZ29055059, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. B 16063 (dále jen „společnost TollNet“ v příslušném gramatickém tvaru), zpracovává Vaše osobní údaje v rozsahu a za podmínek uvedených v následujících článcích.

Zásady ochrany osobních údajů

Při zpracování osobních údajů společností TollNet jste subjektem údajů, tzn. osobou jejíž osobní údaje se zpracovávají.
Společnost TollNet zpracovává osobní údaje subjektu údajů výlučně na základě podmínek, které jsou uvedeny v Zákoně nebo Nařízení.
Osobní údaje budou uchovávány bezpečně, v souladu s bezpečnostní politikou společnosti TollNet, pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu zpracování a pouze k účelu, pro který byly získány.
Přístup k osobním údajům budou mít výlučně osoby, které společnost TollNet pověří zpracováním osobních údajů a které zpracovávají osobní údaje na základě pokynů společnosti TollNet.
Společnost TollNet má zákonnou povinnost poskytnout osobní údaje při kontrole, dozorové činnosti, ohlašovací povinnosti nebo na žádost oprávněných orgánů státu nebo instituci, pokud to vyplývá ze zvláštních předpisů.
Společnost TollNet může v případech nezbytných pro naplnění účelu zpracování poskytnout osobní údaje i příjemcům, kteří jsou zpracovatelé nebo třetí osoby. Společnost TollNet prohlašuje, že má řádně uzavřené smlouvy se svými zpracovateli, kteří zajišťují přiměřenou úroveň ochrany osobních údajů, a to v souladu s platnými právními předpisy vztahujícími se na ochranu osobních údajů, včetně Zákona a Nařízení.
Osobní údaje nebudou zveřejňovány a nebudou použity pro automatizované individuální rozhodování, včetně profilování, ve smyslu čl. 22 Nařízení.
Společnost TollNet v souladu nezamýšlí přenést osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizace ve smyslu kapitoly V (čl. 44 – 50) Nařízení.

Zákonnost zpracování osobních údajů

Osobní údaje společnost TollNet zpracovává výlučně na základě některého z následujících důvodů:

předchozího souhlasu subjektu údajů se zpracováním osobních údajů,
potřeb nezbytných k plnění smlouvy, jejíž je subjekt údajů smluvní stranou, nebo k provedení opatření před uzavřením smlouvy na základě žádosti subjektu údajů,
právního předpisu nebo mezinárodní smlouvy, kterou je Česká republika vázána,
oprávněných zájmů společnosti TollNet nebo třetí strany kromě případů, kdy nad těmito zájmy převažují zájmy nebo práva subjektu údajů, které vyžadují ochranu osobních údajů, zejména je-li dotyčnou osobou dítě.

Rozsah zpracování osobních údajů

Společnost TollNet zpracovává osobní údaje v rozsahu uvedeném v následujících podkapitolách.

Oblast zpracovatelské činnosti: Personální a mzdová agenda

Účel zpracování: plnění povinností zaměstnavatele souvisejících s pracovním poměrem nebo obdobným vztahem (např. dohody o provedení práce, dohody o pracovní činnosti a další), včetně předsmluvních vztahů (tedy například výběrových řízení a pohovorů při obsazování pracovních pozic)

Subjekty údajů: zaměstnanci, manželé/manželky zaměstnanců, osoby vyživované zaměstnanci, bývalí zaměstnanci, uchazeči o zaměstnání

Doba zpracování osobních údajů: v závislosti na platné legislativě

Právní základ zpracování osobních údajů (nejdůležitější právní předpisy):

Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů,
Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
Zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, ve znění pozdějších předpisů,
Zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
Zákon č. 117/1995 Sb., o státní sociální podpoře, ve znění pozdějších předpisů.

Kategorie příjemců: Zdravotní pojišťovny, Česká správa sociálního zabezpečení, zpracovatel mzdové agendy, právní poradci, daňoví poradci, statutární auditor

Oblast zpracovatelské činnosti: Evidence uchazečů o zaměstnání

Účel zpracování:

evidence perspektivních uchazečů o zaměstnání, s nimiž se zaměstnavatel aktuálně nechystá uzavřít pracovní smlouvu (nebo jinou smlouvu s obdobným účelem)
evidence žádostí o přijetí do zaměstnání přijatých na výzvu nebo bez výzvy (včetně životopisů, průvodních dopisů, dokladů o kvalifikaci a dalších dokumentů)

Subjekty údajů: uchazeči o zaměstnání

Doba zpracování osobních údajů:

3 roky, pokud zájemce o potvrdí souhlas se zařazením do evidence uchazečů o zaměstnání,
30 dní, pokud zájemce tento souhlas nepotvrdí

Právní základ zpracování: výslovný souhlas subjektu údajů (na dobu 3 let); souhlas vyjádřený předáním dokumentů (typicky životopis) za účelem získání zaměstnání (max. na dobu 30 dnů)

Kategorie příjemců: smluvní personální agentury

Oblast zpracovatelské činnosti: Smluvní partneři – zaměstnanci smluvních partnerů

Účel zpracování: realizace smluvního vztahu se zaměstnavatelem dotyčné osoby, včetně předsmluvních vztahů

Subjekty údajů: fyzické osoby – zaměstnanci smluvního partnera ve smluvním vztahu, předsmluvním vztahu a ukončeném vztahu se společností TollNet

Doba zpracování osobních údajů: 10 let, pokud platné právní předpisy nevyžadují dobu delší

Právní základ zpracování: oprávněný zájem

Kategorie příjemců: statutární auditor, daňoví a právní poradci, zadavatelé zakázek

Poznámka: Tato oblast zpracovatelské činnosti se obdobně aplikuje také na spolupracovníky smluvních partnerů společnosti TollNet vykonávající činnost v režimu OSVČ (zpravidla na základě smlouvy o spolupráci uzavřené se smluvním partnerem společnosti TollNet).

Oblast zpracovatelské činnosti: Smluvní partneři – fyzické osoby

Účel zpracování: realizace smlouvy s fyzickou osobou

Subjekty údajů: fyzické osoby, které jsou v předsmluvním vztahu, fyzické osoby, se kterými je uzavřen smluvní vztah a fyzické osoby, se kterými smluvní vztah skončil

Doba zpracování osobních údajů: v závislosti na platné legislativě

Právní základ zpracování: plnění smlouvy uzavřené s fyzickou osobou

Kategorie příjemců: statutární auditor, daňoví a právní poradci, zadavatelé zakázek

Oblast zpracovatelské činnosti: Monitorování společných prostor společnosti TollNet

Účel zpracování: ochrana aktiv společnosti, ochrana majetku zaměstnanců nacházejícího se na pracovištích

Subjekty údajů: zaměstnanci, návštěvníci a pracovníci smluvních partnerů ve společných prostorách (vstupní prostory, chodby) společnosti TollNet

Doba zpracování osobních údajů: 5 pracovních dnů

Právní základ zpracování: oprávněný zájem

Kategorie příjemců: orgány činné v trestním řízení, dodavatel kamerového systému (pouze v případě servisního zásahu nebo bezpečnostního incidentu)

Odpovědná osoba

Společnost TollNet ustanovila Ing. Petra Vandase jako pověřence pro ochranu osobních údajů (v tomto dokumentu také jako „odpovědná osoba“ v příslušném gramatickém tvaru), na kterého je možné se obrátit prostřednictvím e-mailové zprávy odeslané na adresu gdpr(zavináč)tollnet.cz nebo písemně na korespondenční adrese GDPR, TollNet a.s., Holušická 2221/3, Praha 4, 148 00, Česká republika.

Vaše práva podle Nařízení

Mezi Vaše práva jakožto subjektu údajů patří podle článku 15 a následujících Nařízení:

právo získat od společnosti TollNet potvrzení o tom, zda se zpracovávají osobní údaje, které se Vás týkají (pokud společnost TollNet takové osobní údaje zpracovává, Vy jakožto subjekt údajů máte právo získat přístup k těmto osobním údajům),
právo požadovat od společnosti TollNet opravu osobních údajů týkajících se Vás jakožto subjektu údajů (pokud jsou zpracovávány nesprávné nebo neplatné údaje)
právo požadovat od společnosti TollNet vymazání osobních údajů týkajících se Vás jakožto subjektu údajů (pokud je naplněna některá z podmínek uvedených ve čl. 17 Nařízení),
právo požadovat od společnosti TollNet omezení zpracování osobních údajů týkajících se Vás jakožto subjektu údajů (pokud je naplněna některá z podmínek uvedených ve čl. 18 Nařízení),
právo vznášet námitky proti zpracování osobních údajů prováděnému z titulu oprávněných zájmů společnosti TollNet včetně přímého marketingu (za podmínek dle čl. 21 Nařízení),
právo kdykoli odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů,
právo na informace o tom, zda je poskytování osobních údajů zákonným požadavkem nebo smluvním požadavkem nebo požadavkem, který je potřebný k uzavření smlouvy, a o tom, zda jste jako subjekt údajů povinen poskytnout osobní údaje, jakož i o možných následcích neposkytnutí osobních údajů,
právo na informaci o zdroji osobních údajů, pokud se osobní údaje nezískaly od Vás jakožto subjektu údajů,
právo na informaci ve vztahu k povinnosti společnosti TollNet bez zbytečného odkládání oznámit Vám jakožto subjektů údajů porušení ochrany osobních údajů, pokud takové porušení ochrany osobních údajů může vést k vysokému riziku pro Vaše práva fyzické osoby.

Jako subjekt údajů můžete svá práva uplatnit následovně:

písemně v listinné podobě s úředně ověřeným podpisem, přičemž z obsahu žádosti musí jednoznačně vyplývat, že uplatňujete svá práva dle Nařízení,
písemně v elektronické podobě (i) e-mailovou zprávou doručenou odpovědné osobě s Vaším uznávaným elektronickým podpisem, (ii) datovou zprávou doručenou do datové schránky společnosti TollNet z Vaší datové schránky,
v případech, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, můžete tento souhlas dále odvolat elektronicky, a to doručením e-mailové zprávy na adresu odpovědné osoby..

Vaši žádost vyřídíme ve lhůtě 30 dnů ode dne přijetí Vaší žádosti podle výše uvedených bodů. V některých zvláštních případech může být pro přezkoumání žádosti zapotřebí delší lhůta. Takové žádost vyřídíme do 60 dnů ode dne přijetí žádosti, přičemž Vás jakožto subjekt údajů budeme písemně informovat o uplatnění delší lhůty.

Jako subjekt údajů máte také právo obrátit se svou stížností přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz), pokud se domníváte, že zpracováním Vašich osobních údajů společností TollNet bylo porušeno Nařízení.

Kontaktní údaje Úřadu pro ochranu osobních údajů:

poštovní adresa: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
e-mail: posta(zavináč)uoou.cz
datová schránka: qkbaa2n